KI-Prozessautomatisierung und -Optimierung
Wiederkehrende Abläufe automatisieren, mit KI, die zu Ihrem Betrieb passt
Rechnungen, Bestellungen, Anfragen, Berichte: Vieles davon läuft heute noch von Hand. Ich analysiere Ihre Abläufe, finde die Stellen mit dem größten Hebel und automatisiere sie mit einer Mischung aus klassischer Software und KI-Modellen.
Die meisten Betriebe haben Abläufe, die jeden Tag Zeit fressen: E-Mails sortieren und beantworten, Belege abtippen, Angebote aus Vorlagen zusammenstellen, Daten von einem System ins andere übertragen. Klassische Automatisierung scheitert hier oft, weil die Eingaben unstrukturiert sind: Freitext, PDFs, Fotos, Anrufe.
Genau da helfen KI-Modelle. Sie verstehen Text und Dokumente und können Entscheidungen vorbereiten. Kombiniert mit robuster Software entsteht ein Ablauf, der zuverlässig läuft und trotzdem Ihre Mitarbeiter im Blick behält: Die KI schlägt vor, der Mensch entscheidet, wo es wichtig ist.
Für Unternehmen in Eisenach, im Wartburgkreis, in Gotha, Erfurt, Mühlhausen und Bad Hersfeld komme ich gern vor Ort und schaue mir die Abläufe direkt im Büro an. Alle anderen betreue ich remote.
Was Sie davon haben
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Stunden pro Woche zurück
Routinearbeit läuft im Hintergrund. Ihr Team kümmert sich um Kunden statt um Abtippen.
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Weniger Fehler
Automatische Prüfungen fangen Zahlendreher, fehlende Angaben und Dubletten ab, bevor sie Kosten verursachen.
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Mensch bleibt im Kontrollkreis
Kritische Schritte werden nur vorbereitet, nicht automatisch ausgeführt. Freigaben bleiben bei Ihnen.
Zwei Beispiele aus der Praxis
Eingangsrechnungen automatisch erfassen
- Ausgangslage
- Ein Handwerksbetrieb mit 25 Mitarbeitern erhält monatlich rund 300 Lieferantenrechnungen per E-Mail und Post. Eine Bürokraft tippt Rechnungsnummer, Beträge und Positionen in die Buchhaltung.
- Lösung
- Ein Postfach-Roboter holt Anhänge ab, eine KI liest die Rechnungsdaten aus (auch bei unterschiedlichen Layouts), gleicht sie mit Bestellungen ab und legt sie als Buchungsvorschlag an. Unklare Fälle landen in einer Prüfliste.
Kundenanfragen vorsortieren und beantworten
- Ausgangslage
- Ein Online-Händler bekommt täglich 80 E-Mails: Lieferstatus, Retouren, Produktfragen. Alles landet in einem Sammelpostfach.
- Lösung
- Eine KI klassifiziert jede Anfrage, zieht Bestellnummer und Anliegen heraus und formuliert einen Antwortentwurf mit Daten aus dem Shopsystem. Standardfälle werden nach Freigabe versendet, Sonderfälle an den richtigen Mitarbeiter geleitet.
Häufige Fragen
Müssen unsere Daten dafür in die Cloud?
Nicht zwingend. Je nach Anforderung setze ich auf europäische Anbieter, Verträge zur Auftragsverarbeitung oder lokal betriebene Modelle auf Ihrem Server. Wir klären das im Konzept, bevor eine Zeile Code entsteht.
Wie schnell sehen wir Ergebnisse?
Ein erster funktionierender Stand für einen klar abgegrenzten Ablauf steht oft nach wenigen Tagen, mit Ihren echten Daten. Danach entscheiden Sie, ob und wie ausgebaut wird.
Was passiert, wenn die KI sich irrt?
Automatisierung wird so gebaut, dass unsichere Fälle erkannt und an einen Menschen übergeben werden. Kritische Schritte wie Zahlungen oder Versand werden nur vorbereitet, nie ohne Freigabe ausgeführt.
Brauchen wir dafür neue Software?
In der Regel nicht. Ich baue Brücken zwischen den Systemen, die Sie heute nutzen. Nur wenn ein System die Automatisierung blockiert, sprechen wir über Alternativen.
Passt das auch für Mittelständler mit eigener IT und ERP-System?
Ja. Gerade dort stecken viele Belege, Bestellungen und Stammdaten zwischen ERP, DATEV, E-Mail und Excel. Ich arbeite mit Ihrer IT zusammen, nutze die vorhandenen Schnittstellen und halte mich an Ihre Vorgaben zu Rechten, Protokollierung und Datenschutz.
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Ein unverbindliches Erstgespräch reicht, um zu klären, ob und wie ich Ihnen helfen kann. Kein Formular, kein Verkaufsdruck.
Oder per E-Mail an rene.fuerstenberg@gmail.com
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