KI im Büro

Was KI in Ihrem Büro übernehmen kann

Kein Zukunftsversprechen, sondern acht Abläufe, die heute schon laufen. Jeweils mit dem, was vorher war, was KI daraus macht und was am Ende dabei herauskommt.

Anrufen
  1. 1

    Eingangsrechnungen erfassen

    Vorher
    Rechnungen kommen per E-Mail und Post, jemand tippt Nummer, Betrag und Positionen in die Buchhaltung.
    Mit KI
    Ein Postfach-Roboter holt die Anhänge, eine KI liest die Daten aus, gleicht sie mit Bestellungen ab und legt Buchungsvorschläge an.

    Ergebnis Aus Abtippen wird Prüfen. Zwei Tage im Monat werden zu zwei Stunden.

  2. 2

    E-Mail-Postfach sortieren und beantworten

    Vorher
    Alles landet im Sammelpostfach: Anfragen, Reklamationen, Lieferstatus, Werbung. Jemand sortiert von Hand.
    Mit KI
    Eine KI erkennt das Anliegen, ordnet es dem richtigen Mitarbeiter zu und formuliert für Standardfälle einen Antwortentwurf.

    Ergebnis Antworten am selben Tag statt nach zwei Tagen. Das Team sieht nur noch, was Aufmerksamkeit braucht.

  3. 3

    Angebote aus Anfragen erstellen

    Vorher
    Eine Anfrage kommt als E-Mail oder Leistungsverzeichnis, der Chef kalkuliert aus Erfahrung, das Angebot entsteht in Word.
    Mit KI
    Die KI liest die Anfrage, schlägt Positionen aus Ihrer Preisliste vor und füllt die Angebotsvorlage. Sie prüfen und passen an.

    Ergebnis Angebot in einer Stunde statt einem halben Tag, nachvollziehbar für jeden im Team.

  4. 4

    Lieferscheine und Formulare auslesen

    Vorher
    Handschriftlich ergänzte Lieferscheine, Wiegescheine, Aufmaßblätter: Mengen werden abends abgetippt.
    Mit KI
    Ein Foto oder Scan reicht. Die KI liest die Felder, auch handschriftliche Mengen, und bucht sie ins Warenwirtschaftssystem.

    Ergebnis Erfassung am selben Tag, Abweichungen fallen vor der Rechnung auf.

  5. 5

    Berichte und Protokolle zusammenfassen

    Vorher
    Wochenbericht, Baustellenprotokoll, Besprechungsnotizen: Jemand sammelt aus Excel, E-Mails und Notizen und schreibt es zusammen.
    Mit KI
    Ein Skript sammelt die Daten, die KI fasst Auffälligkeiten in verständlichen Sätzen zusammen und liefert das Ergebnis als PDF.

    Ergebnis Der Bericht liegt Freitag früh vor, ohne dass jemand einen halben Tag dafür opfert.

  6. 6

    Stammdaten und Artikeldaten pflegen

    Vorher
    Neue Artikel, geänderte Lieferantenpreise, Kundendaten in drei Systemen: Alles wird mehrfach von Hand eingetragen.
    Mit KI
    Die KI liest Preislisten und Datenblätter, ordnet sie den eigenen Artikelnummern zu und schreibt die Änderungen in alle Systeme.

    Ergebnis Ein Datenbestand statt drei, keine veralteten Preise mehr.

  7. 7

    Dokumente ins ERP übergeben und archivieren

    Vorher
    Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen werden ausgedruckt, abgeheftet oder in Ordner auf dem Server geschoben.
    Mit KI
    Jedes Dokument wird erkannt, dem Vorgang im ERP zugeordnet und revisionssicher abgelegt. Automatisch, im Hintergrund.

    Ergebnis Kein Suchen mehr, jeder Beleg ist am Vorgang, das Archiv ist von selbst gepflegt.

  8. 8

    Termin- und Rückrufanfragen bearbeiten

    Vorher
    Kunden rufen an oder schreiben, um einen Termin zu bekommen. Jemand ruft zurück, schaut in den Kalender, ruft nochmal zurück.
    Mit KI
    Die KI versteht die Anfrage, schlägt freie Termine aus dem Kalender vor und bestätigt nach Ihrer Freigabe.

    Ergebnis Terminvergabe ohne Telefonkette. Das Telefon ist frei für Kunden, die wirklich ein Gespräch brauchen.

Aus der Praxis

Ein Großhändler mit eigener Beschaffungsplattform

Bestellungen und Belege kommen als PDF und E-Mail von vielen Anschlusshäusern in unterschiedlichen Formaten. Heute liest eine KI die Dokumente aus, übergibt die Daten an das ERP-System und archiviert den Beleg automatisch am Vorgang. Die Mitarbeiter prüfen Ausnahmen, statt Belege abzutippen.

Auf Wunsch des Kunden ohne Namensnennung. Details gern im Gespräch.

So finden wir Ihren ersten Prozess

  1. 1

    Sie rufen an

    Sie beschreiben in ein paar Sätzen, wo im Büro gerade die meiste Zeit verloren geht.

  2. 2

    Wir wählen einen Ablauf

    Gemeinsam suchen wir den Prozess mit dem größten Hebel und dem kleinsten Risiko. Meist ist es einer der acht oben.

  3. 3

    Sie sehen ihn laufen

    Nach wenigen Tagen läuft ein erster Stand mit Ihren echten Daten. Dann entscheiden Sie, ob und wie es weitergeht.

Häufige Fragen

Müssen unsere Daten dafür in die Cloud?

Nicht zwingend. Je nach Anforderung setze ich auf europäische Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag oder auf Modelle, die auf Ihrem eigenen Server laufen. Das klären wir, bevor eine Zeile Code entsteht.

Was passiert, wenn die KI sich irrt?

Unsichere Fälle werden erkannt und an einen Menschen übergeben. Kritische Schritte wie Zahlungen oder Versand werden nur vorbereitet, nie ohne Freigabe ausgeführt.

Brauchen wir dafür neue Software?

In der Regel nicht. Ich baue Brücken zwischen den Systemen, die Sie heute nutzen: ERP, Buchhaltung, E-Mail, DATEV, Lexware, Excel.

Was kostet das?

Deutlich weniger, als Softwareprojekte früher gekostet haben. Nach dem Erstgespräch bekommen Sie ein Angebot zum Festpreis für den ersten Prozess.

Rufen Sie einfach an.

Ein unverbindliches Erstgespräch reicht, um zu klären, ob und wie ich Ihnen helfen kann. Kein Formular, kein Verkaufsdruck.

+49 171 5253466

Oder per E-Mail an rene.fuerstenberg@gmail.com

Ich rufe zurück, wenn ich gerade im Termin bin.